Asiento Contable de Entregas a Rendir Cuenta

En el día a día empresarial, es muy común asignar dinero en efectivo o transferencias al personal para que realicen compras urgentes, viáticos o trámites específicos. En el ámbito contable, este procedimiento se conoce como fondos a rendir.

A continuación, te explicamos cómo realizar correctamente el asiento contable de entregas a rendir cuenta bajo las normativas del Plan Contable General Empresarial (PCGE) y cómo estructurar el flujo de registro desde la entrega hasta la sustentación del gasto.

¿Qué son las Entregas a Rendir Cuenta?

Las entregas a rendir cuenta son sumas de dinero o bienes que se entregan a una persona con un propósito específico. Estos recursos deben ser controlados estrictamente para garantizar una información financiera confiable, transparente y libre de errores.

De acuerdo con el PCGE, la elección de la cuenta contable depende de quién recibe el dinero:

• Si se entrega a personal de la empresa: Ya sean trabajadores, gerentes o directores, se debe registrar en la Cuenta 14 (Cuentas por Cobrar al Personal, Accionistas (Socios), Directores y Gerentes).
• Si se entrega a terceros (personas ajenas): Se debe utilizar la Cuenta 16 (Cuentas por Cobrar Diversas – Terceros).

Clave contable: La cuenta 14 agrupa los saldos pendientes de pago o rendición por parte del personal interno, diferenciándose claramente de las cuentas por cobrar comerciales.

Cuentas Clave para el Registro

Para nuestro caso práctico de rendición de fondos donde se ejecuta un gasto (por ejemplo, el pago de tasas fiscales, peajes o tributos locales), utilizaremos las siguientes cuentas:

• Cuenta 14: Para controlar el derecho de exigibilidad sobre el trabajador mientras no rinda el dinero.
• Cuenta 10: Para registrar el desembolso inicial de caja o bancos.
• Cuenta 64 (Gastos por Tributos): Para registrar el gasto sustentado (tasas, peajes u otros tributos).
• Cuenta 94 / 79: Para realizar el asiento de destino del gasto hacia el área correspondiente.

La empresa ABC SAC ha proporcionado a un empleado la cantidad de S/ 1,200 con el objetivo de que este vaya a la municipalidad y efectúe el pago de una licencia con el compromiso de rendir cuentas.

Para contabilizar dicha operación recurrimos al Nuevo Plan Contable General Empresarial y utilizaremos la cuenta 14 de modo que tendremos lo siguiente:

Posteriormente se debe realizar el registro del gasto.

En consecuencia, es esencial registrar el destino del gasto.