Asiento Contable de Rendición de Viáticos

Asiento Contable de Rendición de Viáticos

En este artículo vamos a compartir un caso práctico acerca de la forma en que se debe contabilizar un asiento en concepto de viáticos o gastos de viaje.

Los gastos de viaje son los costos incurridos cuando se viaja por negocios. Estos pueden ser en forma de pasajes aéreos, alojamiento en hoteles, comidas u otros costos relacionados.

Para registrar el asiento contable vamos a recurrir al Plan Contable General Empresarial 2019 (PCGE) donde encontramos la cuenta 14 CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS) Y DIRECTORES.

Caso práctico

El vendedor Juan Pérez de la empresa ABC SAC, situada en la ciudad de Lima, realiza un viaje de negocios con destino a la ciudad de Arequipa, para lo cual la empresa le asigna s/ 4,000.00 en concepto de viáticos a fin de cubrir los gastos incurridos durante su estadía.

Al regresar, presenta su rendición de viáticos en el que se constató que llego a gastar s/ 3,500.00. Se solicita que se realice el asiento contable por dicha operación.

El primer asiento a realizar consiste en el registro de la asignación del dinero al trabajador para que pueda cubrir sus gastos de viaje.

📌CuentaDebeHaber
14Cuentas por cobrar al personal, a los accionistas (socios) y directores4,000.00
141 Personal
1413 Entregas a rendir cuenta
10Efectivo y equivalente de efectivo4,000.00
104 Cuentas corrientes en instituciones financieras
1041 Cuentas corrientes operativas
X/X Por el registro de la asignación del dinero al trabajador en concepto de gastos de viaje

Posteriormente debemos registrar contablemente los desembolsos o gastos que efectuó el trabajador.

📌CuentaDebeHaber
63Gastos de servicios prestados por terceros2,966.11
631 Transporte, correos y gastos de viaje
6311 Transporte (s/ 200.00)
6313 Alojamiento (s/ 1,400.00)
6314 Alimentación (s/ 1,200.00)
6315 Otros gastos de viaje (s/ 166.11)
40Trib. Cont. y aportes al sist. de pens. y de salud por pagar533.90
401 Gobierno central
4011 Impuesto general a las ventas
40111 IGV – Cuenta propia
42Cuentas por pagar comerciales – terceros3,500.00
421 Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar
4212 Emitidas
X/X Por el registro de gastos del trabajador

Del mismo modo es importante realizar el asiento contable del destino del gasto, cabe mencionar que puede variar entre gastos de administración o ventas (de acuerdo al enfoque y forma en que considere la empresa).

📌CuentaDebeHaber
94Gastos administrativos2,966.11
79Cargas imputables a cuentas de costos y gastos2,966.11
X/X Por el destino del gasto.

Finalmente debemos realizar el asiento contable por la rendición de viáticos y devolución.

📌CuentaDebeHaber
10Efectivo y equivalente de efectivo500.00
104 Cuentas corrientes en instituciones financieras
1041 Cuentas corrientes operativas
42Cuentas por pagar comerciales – terceros3,500.00
421 Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar
4212 Emitidas
14Cuentas por cobrar al personal, a los accionistas (socios) y directores4,000.00
141 Personal
1413 Entregas a rendir cuenta
X/X Por la rendición de gastos y devolución de viáticos
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