En este artículo vamos a compartir un caso práctico acerca de la forma en que se debe contabilizar un asiento en concepto de viáticos o gastos de viaje.
Los gastos de viaje son los costos incurridos cuando se viaja por negocios. Estos pueden ser en forma de pasajes aéreos, alojamiento en hoteles, comidas u otros costos relacionados.
Para registrar el asiento contable vamos a recurrir al Plan Contable General Empresarial 2019 (PCGE) donde encontramos la cuenta 14 CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS) Y DIRECTORES.
Caso práctico
El vendedor Juan Pérez de la empresa ABC SAC, situada en la ciudad de Lima, realiza un viaje de negocios con destino a la ciudad de Arequipa, para lo cual la empresa le asigna s/ 4,000.00 en concepto de viáticos a fin de cubrir los gastos incurridos durante su estadía.
Al regresar, presenta su rendición de viáticos en el que se constató que llego a gastar s/ 3,500.00. Se solicita que se realice el asiento contable por dicha operación.
El primer asiento a realizar consiste en el registro de la asignación del dinero al trabajador para que pueda cubrir sus gastos de viaje.
| 📌 | Cuenta | Debe | Haber |
| 14 | Cuentas por cobrar al personal, a los accionistas (socios) y directores | 4,000.00 | |
| 141 Personal | |||
| 1413 Entregas a rendir cuenta | |||
| 10 | Efectivo y equivalente de efectivo | 4,000.00 | |
| 104 Cuentas corrientes en instituciones financieras | |||
| 1041 Cuentas corrientes operativas | |||
| X/X Por el registro de la asignación del dinero al trabajador en concepto de gastos de viaje |
Posteriormente debemos registrar contablemente los desembolsos o gastos que efectuó el trabajador.
| 📌 | Cuenta | Debe | Haber |
| 63 | Gastos de servicios prestados por terceros | 2,966.11 | |
| 631 Transporte, correos y gastos de viaje | |||
| 6311 Transporte (s/ 200.00) | |||
| 6313 Alojamiento (s/ 1,400.00) | |||
| 6314 Alimentación (s/ 1,200.00) | |||
| 6315 Otros gastos de viaje (s/ 166.11) | |||
| 40 | Trib. Cont. y aportes al sist. de pens. y de salud por pagar | 533.90 | |
| 401 Gobierno central | |||
| 4011 Impuesto general a las ventas | |||
| 40111 IGV – Cuenta propia | |||
| 42 | Cuentas por pagar comerciales – terceros | 3,500.00 | |
| 421 Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar | |||
| 4212 Emitidas | |||
| X/X Por el registro de gastos del trabajador |
Del mismo modo es importante realizar el asiento contable del destino del gasto, cabe mencionar que puede variar entre gastos de administración o ventas (de acuerdo al enfoque y forma en que considere la empresa).
| 📌 | Cuenta | Debe | Haber |
| 94 | Gastos administrativos | 2,966.11 | |
| 79 | Cargas imputables a cuentas de costos y gastos | 2,966.11 | |
| X/X Por el destino del gasto. |
Finalmente debemos realizar el asiento contable por la rendición de viáticos y devolución.
| 📌 | Cuenta | Debe | Haber |
| 10 | Efectivo y equivalente de efectivo | 500.00 | |
| 104 Cuentas corrientes en instituciones financieras | |||
| 1041 Cuentas corrientes operativas | |||
| 42 | Cuentas por pagar comerciales – terceros | 3,500.00 | |
| 421 Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar | |||
| 4212 Emitidas | |||
| 14 | Cuentas por cobrar al personal, a los accionistas (socios) y directores | 4,000.00 | |
| 141 Personal | |||
| 1413 Entregas a rendir cuenta | |||
| X/X Por la rendición de gastos y devolución de viáticos |
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